| 40th Federal General Election – Awareness Campaign |
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Message No. 2 – 40th Federal General Election – Awareness Campaign
To the Head or the Electoral Coordinator of the Mission 1. Introduction This is the second of several messages that are sent to you to facilitate registration and voting in this 40th Federal General Election by Canadians outside Canada. The Office of the Chief Electoral Officer (Elections Canada) seeks your participation in an awareness campaign targeting eligible Canadian electors abroad. The campaign follows a 2005 on-line survey in which Canadian diplomatic missions reported that electors’ awareness of the date of an election and the process for registering and voting by special ballot would benefit from a broader communication strategy. It was also noted that some of the best ways to reach Canadians abroad are through mission Web sites and e mail. 2. How you can participate in the awareness campaign Under the agreement between Elections Canada and the Department of Foreign Affairs and International Trade Canada, Canadian diplomatic missions are expected to play an important role in informing electors of their right to vote, including all Canadians working and/or living abroad. Elections Canada requests your collaboration in ensuring that such electors are informed of the voting options available to them. The following communication materials have been developed to assist Canadian diplomatic missions in disseminating important information on registering and voting by special ballot. • Text for mission’s Web site - Voting for Canadian Citizens outside Canada (Appendix A)This text and link to Elections Canada’s Web site are to be posted on the main page of your mission’s Web site in both official languages. • E-bulletin – Outside of Canada? You can vote by mail! (Appendix B)This e-bulletin is to be transmitted in both official languages to Canadian clubs or associations. It could also be sent to electors who register with your mission to receive e-mails about social activities. • Newspaper advertisement (sent once the request has been approved)The cost must be justified based on your needs and your ability to reach an adequate number of Canadians abroad. The placement of any advertisement must be pre-approved by Elections Canada. Please forward any such request to CLD/Danijel Bunjevac either by e mail to This e-mail address is being protected from spam bots, you need JavaScript enabled to view it , by fax at 613 996-2157, or by telephone at 613 995 7892. • Registration Form and Guide for Special Ballot – Voting by Canadians Away From Their Electoral Districts (EC 78610).This guide is to be displayed in locations frequented by Canadians but must be removed and stored by the end of registration, that is, at 6:00p.m, Ottawa time, on Tuesday, October 7, 2008. We ask that every week you report briefly on your activities (number of guides on display, distributed, etc.) and on any suggestions you might have to broaden outreach activities. This information will help Elections Canada assess the effectiveness of current efforts as well as improve outreach initiatives and the electoral process. A template is enclosed to this effect (Appendix C). 3. Informing electors The earlier you make this information available to Canadians abroad, the better. Eligible electors are urged to complete the Application for Registration and Special Ballot form and send it as soon as possible to Elections Canada along with the appropriate supporting documentation. Although their registration will be promptly processed, electors must allow enough time for their special ballot voting kit to reach them and for their ballot to travel back to Ottawa. The completed ballot must arrive at Elections Canada no later than 6:00 p.m., Ottawa time, on Tuesday October 14, 2008. According to the Canada Elections Act, late ballots cannot be counted. 4. Electoral Coordinator/Mission questions Questions in regards to processing applications for registration and special ballot may be directed to Roger Millette, International Vote Coordinator at Elections Canada, by e mail at This e-mail address is being protected from spam bots, you need JavaScript enabled to view it or by telephone at 1-800-267-7360 (toll free in Canada and the United States) or 613-990-6625. 5. Public enquiries You may redirect any public enquiries that you cannot answer to Elections Canada: Telephone 1-800-463-6868 toll-free in Canada and the United States 001-800-514-6868 toll-free in Mexico 613-993-2975 from anywhere in the world For people who are deaf or hard of hearing: TTY 1- 800-361-8935 toll-free in Canada and the United States Fax 1-800-363-4796 toll-free in Canada and the United States 613-998-8393 from anywhere in the world Address Elections Canada (440 Coventry Road) PO Box 9830, Stn T Ottawa, Ontario K1G 5W7 Canada Web site www.elections.ca
Message no 2 – 40e élection générale fédérale – Campagne de sensibilisationÀ l’attention du chef de mission ou du coordonnateur électoral1. IntroductionCe message est le deuxième de nombreux messages qui vous sont acheminés afin de faciliter l’inscription et le vote des Canadiens se trouvant à l’étranger à l’occasion de la présente élection générale fédérale.Le Bureau du directeur général des élections (Élections Canada) vous invite à participer à une campagne de sensibilisation à l’intention des électeurs admissibles canadiens à l’étranger. La campagne est le résultat d’un sondage en ligne effectué en 2005. Les missions diplomatiques du Canada ont signalé qu’il y aurait avantage à mettre en vigueur une plus grande stratégie de communication afin d’améliorer la sensibilisation des électeurs quant à la date d’un scrutin et quant au processus d’inscription et de vote par bulletin spécial. De plus, il semblerait que la communication par le biais du site Web des missions et la communication par courriel soient parmi les meilleures façons de joindre les Canadiens à l’étranger. 2. Comment vous pouvez participer à la campagne de sensibilisationSelon l’entente conclue par Élections Canada et le Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, les missions diplomatiques du Canada sont appelées à jouer un rôle important dans l’éducation des électeurs à l’égard de leur droit de vote, y compris tous les Canadiens qui travaillent et/ou résident à l’étranger. Élections Canada sollicite votre collaboration afin d’assurer que de tels électeurs sont informés des options de vote qui s’offrent à eux. Le matériel de communication suivant a été conçu pour aider les missions diplomatiques du Canada à diffuser des renseignements importants sur l’inscription et le vote par bulletin spécial. · Texte pour le site Web de la mission - Le vote des citoyens canadiens à l’étranger (Annexe A)Ces textes et liens au site Web d’Élections Canada doivent être affichés sur la page principale du site Web de votre mission dans les deux langues officielles. · Bulletin électronique - Vous êtes à l’étranger? Vous pouvez voter par la poste! (Annexe B)Ce bulletin électronique doit être transmis dans les deux langues officielles aux cercles ou associations du Canada. On peut aussi l’envoyer aux électeurs qui s’inscrivent auprès de votre mission pour recevoir des courriels sur les activités sociales. · Avis dans les journaux (envoyé une fois la demande approuvée) Le coût doit être justifié en fonction de vos besoins et de votre capacité de joindre un nombre suffisant de Canadiens à l’étranger. Vous devez obtenir l’approbation préalable de la part d’Élections Canada avant de placer tout avis dans un journal. SVP acheminer toute requête à ce sujet à CLD/Danijel Bunjevac, soit par courriel à This e-mail address is being protected from spam bots, you need JavaScript enabled to view it , par télécopieur au 613‑996-2157 ou par téléphone au 613‑995-7892. · Formulaire d’inscription et guide pour le bulletin de vote spécial – Le vote des Canadiens absents de leur circonscription (EC 78610)Ce guide doit être mis en évidence dans les lieux souvent fréquentés par les Canadiens, mais doit être retiré et remisé dès la fin de l’inscription, soit avant, 18 h, heure d’Ottawa, le mardi 7 octobre 2008. Nous vous demandons également sur une base hebdomadaire de compléter et retourner à Élections Canada un bref rapport portant sur vos activités (guides et affiches exposés, formulaires reçus, etc..) ainsi que vos suggestions pour bonifier l’effort de sensibilisation. Les renseignements recueillis serviront à évaluer l'efficacité de nos efforts de rayonnement en cours ainsi qu’à contribuer à l'amélioration des campagnes de sensibilisation et du processus électoral. Veuillez utiliser le gabarit ci-joint préparé à cet effet (Annexe C). 3. Renseignements aux électeursMieux vaut mettre ces renseignements à la disposition des Canadiens à l’étranger le plus tôt possible. Tout électeur admissible est prié de remplir le formulaire Demande d’inscription et de bulletin de vote spécial et de l’envoyer à Élections Canada dans les plus brefs délais, accompagné des documents exigés. L’inscription de l’électeur sera traitée rapidement, mais il lui appartient également de prévoir les délais d’expédition de sa trousse de vote par bulletin spécial et du retour de son bulletin de vote à Ottawa. Le bulletin de vote rempli doit parvenir à Élections Canada au plus tard avant 18h, heure d’Ottawa, le mardi 14 octobre 2008. Selon la Loi électorale du Canada, les bulletins de vote reçus en retard ne peuvent pas être comptés. 4. Demandes de renseignements en provenance du coordonnateur électoral/de la mission Toute question concernant le traitement des demandes d’inscription et de bulletin de vote spécial peut être acheminée à Roger Millette, le coordonnateur du vote international à Élections Canada, par courriel à This e-mail address is being protected from spam bots, you need JavaScript enabled to view it ou par téléphone au 1-800-267-7360 (sans frais au Canada et aux États-Unis) ou au 613-990-6625.5. Demandes de renseignements du publicVous pouvez transmettre à Élections Canada toute demande de renseignements du public à laquelle vous ne pouvez répondre : Téléphone1 800 463-6868sans frais au Canada et aux États-Unis001 800 514-6868sans frais au Mexique613-993-2975de partout au mondePour les personnes sourdes ou malentendantes :ATS 1 800 361-8935sans frais au Canada et aux États-UnisTélécopieur1-800 363-4796sans frais au Canada et aux États-Unis613-998-8393de partout au mondeAdresseÉlections Canada(440, chemin Coventry)Boîte postale 9830, Succursale TOttawa (Ontario) K1G 5W7CanadaSite Webwww.elections.ca 40e élection générale fédérale – Campagn |
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